De bouw online verbonden.
Digitale uitwisseling van informatie. Hoe ervaren de collega's dit?
Discussie gestart op BouwProfs op Linkedin door Ruud Speijer, eigenaar BIRD invest b.v.
Traditioneel gezien worden bij binnenkomst van de documenten zo snel mogelijk kopieën gemaakt om de documenten naar de onderaannemers/leveranciers te sturen. Op zich een heel werk met vaak hoge afdrukkosten. Steeds vaker komt de vraag van de onderaannemers of zij de documenten ook digitaal mogen ontvangen.
In die zin komt de vraag naar boven waarom het gehele dossier niet digitaal ter beschikking stellen zodat onderaannemers hun documenten zelf naar behoefte kunnen downloaden. Dit voorkomt vooraf een hoop uitzoekwerk en afdrukkosten.
Alweer enige tijd geleden hebben wij bij een aantal van onze klanten navraag gedaan hoe zij denken over het digitaal aanvragen van offertes en digitaal beschikbaar stellen van documenten.
Hieruit blijkt dat dit breder gezien moet worden dan alleen de offerte aanvragen in calculatiefase. Als de gehele organisatie kan profiteren van digitale uitwisseling is het kosteneffect enerzijds natuurlijk groter maar ook efficiënter. Zeker ook bij de latere opdrachtverstrekking aan de onderaannemer.
Bij meerdere bedrijven speelt nu de vraag hoe een documentmanagementsysteem opgezet moet worden. Een ontwikkeling, zo blijkt, die de gehele organisatie aangaat, vanaf calculatiefase tot en met oplevering. De wijze van informeren en archiveren vraagt immers om nadere werkafspraken.
De uitwisseling van allerlei systemen speelt daarbij een rol maar zeker ook afspraken met (al dan niet vaste) onderaannemers.
Hoe staan wij als extern bureau daar nu in? Wij hebben met verschillende klanten te maken en daarmee met verschillende documentmanagementsystemen. In hoeverre moet dat allemaal uitwisselbaar worden, zeker in de toekomst met een bouw informatie model? Als wij de calculatie met de offerteaanvragen verzorgen moeten wij misschien wel toegang gaan krijgen tot het systeem van onze klant om daarmee te werken.
Of de klant moet het zo inrichten dat wij onze informatie op dezelfde manier ophalen als de onderaannemers en transformeren naar onze systemen. Hoe het dan met de uitwisseling van de offertes moet is onduidelijk. Komen die dan ook digitaal naar ons toe of blijven die traditioneel gefaxt worden?
Traditioneel gezien worden bij binnenkomst van de documenten zo snel mogelijk kopieën gemaakt om de documenten naar de onderaannemers/leveranciers te sturen. Op zich een heel werk met vaak hoge afdrukkosten. Steeds vaker komt de vraag van de onderaannemers of zij de documenten ook digitaal mogen ontvangen.
In die zin komt de vraag naar boven waarom het gehele dossier niet digitaal ter beschikking stellen zodat onderaannemers hun documenten zelf naar behoefte kunnen downloaden. Dit voorkomt vooraf een hoop uitzoekwerk en afdrukkosten.
Alweer enige tijd geleden hebben wij bij een aantal van onze klanten navraag gedaan hoe zij denken over het digitaal aanvragen van offertes en digitaal beschikbaar stellen van documenten.
Hieruit blijkt dat dit breder gezien moet worden dan alleen de offerte aanvragen in calculatiefase. Als de gehele organisatie kan profiteren van digitale uitwisseling is het kosteneffect enerzijds natuurlijk groter maar ook efficiënter. Zeker ook bij de latere opdrachtverstrekking aan de onderaannemer.
Bij meerdere bedrijven speelt nu de vraag hoe een documentmanagementsysteem opgezet moet worden. Een ontwikkeling, zo blijkt, die de gehele organisatie aangaat, vanaf calculatiefase tot en met oplevering. De wijze van informeren en archiveren vraagt immers om nadere werkafspraken.
De uitwisseling van allerlei systemen speelt daarbij een rol maar zeker ook afspraken met (al dan niet vaste) onderaannemers.
Hoe staan wij als extern bureau daar nu in? Wij hebben met verschillende klanten te maken en daarmee met verschillende documentmanagementsystemen. In hoeverre moet dat allemaal uitwisselbaar worden, zeker in de toekomst met een bouw informatie model? Als wij de calculatie met de offerteaanvragen verzorgen moeten wij misschien wel toegang gaan krijgen tot het systeem van onze klant om daarmee te werken.
Of de klant moet het zo inrichten dat wij onze informatie op dezelfde manier ophalen als de onderaannemers en transformeren naar onze systemen. Hoe het dan met de uitwisseling van de offertes moet is onduidelijk. Komen die dan ook digitaal naar ons toe of blijven die traditioneel gefaxt worden?
Weergaven: 172
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van BouwProfs Redactie op
-
Reactie via BouwProfs op Linkedin van Erik Snelleman, technisch coordinator bij Imtech Marine & Offshore (IM&O):
" Wanneer je over dit soort zaken begint na te denken heb je het niet alleen over kostenbesparing door minder papier en inkt gebruik maar ook meteen over een nauwere samenwerking tussen bedrijven onderling.
In veel bedrijfstakken zie je steeds vaker dit soort samenwerkingsverbanden ontstaan met wisselend succes. Wanneer het alleen gaat om het uitwisselen van documenten zoals tekeningen kun je denken aan een gecentraliseerd CMS van waaruit iedere onderaannemer z'n gegevens kan putten en gegevens-leveranciers zoals opdrachtgever en ingenieursbureau deze kunnen toevoegen.
Op die manier is de uitwisselling van gegevens sneller en betrouwbaarder.
Je schept namelijk meteen de gelegenheid om bijvoorbeeld versiebeheer toe te passen. zodat iedereen over dezelfde documenten spreekt. Zo goed als iedereen heeft de beschikking over internet dus een server met een website zou het beste kunnen werken.
Dit idee is zeker niet nieuw en bestaan er absoluut softwarepakketten die je zo van de plank kunt halen die hierin kunnen voorzien.
Natuurlijk zal er wel een beheerder van het systeem aangesteld moeten worden.
Offertes worden meestal per post of per e-mail gestuurd. In verband met bovenstaande idee zou de optie gecreeerd kunnen worden dat doorsturen via het CMS mogelijk is waarbij een versie van de offerte opgeslagen wordt in het CMS.
Voor wat betreft faxen.... Een fax is een rechtsgeldig document. Hoe dit gezien moet worden in het licht van een CMS zoals hierboven voorgesteld weet ik niet. Mogelijk dat je ten aller tijden een papieren versie moet kunnen overleggen.
Het systeem moet wel kunnen voorzien in een rechtenstructuur. Het systeem zal ergens gelocaliseerd moeten worden. Waar dit zal zijn is niet aan mij om te bepalen.
Misschien dat iemand een dergelijk systeem al gebruikt en hier iets over kan vertellen.
Wellicht heb je er iets aan... "
-
-
Reactie via BouwProfs op Linkedin van Johan de Groot, Civil Engineer bij Wagemaker BV:
" Wij doen zo veel mogelijk digitaal, echter contractstukken worden tevens per post verzonden. Per project hebben wij de mogelijkheid een "portaal" te maken en daarop betrokken partijen uit te nodigen om de laatste versies van tekeningen/berekeningen etc. in te zien. Dit kan je zo uitgebreid maken als je zelf wilt.
Grootste probleem is echter of je de betrokken partijen hierin kan meekrijgen. Een CMS systeem hebben we ook, maar dit is voor intern gebruik aangezien hieraan veel meer informatie gelinked zit dan enkel het projectniveau. Als je het allemaal structureel gebruikt dan werkt het goed. "
-
-
Reactie via BouwProfs op Linkedin van Peter Has, projectmanager bij Burger Grunstra architecten:
" Wij verstrekken onze tekeningen al enige jaren alleen digitaal. Daarvoor stellen we tot op heden een stukje van onze eigen server beschikbaar dat via onze website kan worden benaderd. Al in de ontwerpfase gebruiken wij dit systeem om tekeningen te verstrekken aan opdrachtgevers en adviseurs, vervolgens kunnen verschillende inschrijvers onze aanbestedingsstukken maar ook van de installatieadviseur downloaden van onze server.
Tijdens de uitvoeringsfase worden ook de werktekeningen digitaal beschikbaar gesteld via de website en kunnen partijen de definitieve stukken uploaden zodat een compleet projectarchief ontstaat. Er is een map met actuele tekeningen maar ook elke verstrekking blijft beschikbaar zodat de historie zichtbaar blijft.
Afspraak is dat alle tekeningen en ander stukken als PDF beschikbaar zijn maar op verzoek worden ook DWG files verstrekt. Alleen personen met een gebruikersnaam en wachtwoord hebben toegang. Het scheelt inderdaad veel afdruktijd en kosten en veel papierverbruik op niets af. In het begin moeten nieuwe bouwpartners altijd even wennen maar zijn ook snel enthousiast wanneer ze merken hoe makkelijk het werkt. "
Welkom bij
BouwProfs
© 2024 Gemaakt door Michel Eek.
Verzorgd door
