De bouw online verbonden.
Document Sharing is een noodzaak om o.a. faalkosten te beperken, welke software applicatie is hiervoor het beste?
Discussie gestart op BouwProfs op Linkedin door Ronald de Groot, Hoofd Kwaliteit, Veiligheid, Milieu Dura Vermeer:
" Een aantal bedrijven heeft al een keuze gemaakt. Maar veel bedrijven zijn op dit moment actief op zoek naar een manier om alle projectgebonden documenten
(en dan bedoel ik werkelijk alle documenten die een projectrelatie hebben) in een digitale omgeving enkelvoudig op te slaan maar meervoudig toegangkelijk te hebben middels een gekoppelde rechtenstructuur.
Uiteindelijk doel is voor alle projectgebonden medewerkers te kunnen garanderen dat alle projectdocumenten in de juiste versie beschikbaar zijn en de kans op onbeheerde kopieen en vaag versiebeheer te elimineren.
Het zoeken is naar de juiste software toepassing is belangrijk. Verschillende leveranciers pretenderen alles te kunnen bieden maar wat zijn de ervaringen op dit moment? Welke software toepassingen worden op dit moment al gebruikt? Is men daar tevreden over? Zou men als men weer voor de keuze staat hetzelfde pakket kiezen? Wat waren de valkuilen waar men toch is ingetrapt. Welke documentkenmerken worden aan de documenten gekoppeld? Wat zijn de ervaringen met het ook buiten de eigen omgeving documenten te sharen?
Op dit moment is een projectmanagementteam druk bezig op basis van geinventariseerde wensen en eisen te komen tot een short list van aanbieders. Wij zijn dan ook reuze benieuwd naar de ervaringen bij de collega's!
(en dan bedoel ik werkelijk alle documenten die een projectrelatie hebben) in een digitale omgeving enkelvoudig op te slaan maar meervoudig toegangkelijk te hebben middels een gekoppelde rechtenstructuur.
Uiteindelijk doel is voor alle projectgebonden medewerkers te kunnen garanderen dat alle projectdocumenten in de juiste versie beschikbaar zijn en de kans op onbeheerde kopieen en vaag versiebeheer te elimineren.
Het zoeken is naar de juiste software toepassing is belangrijk. Verschillende leveranciers pretenderen alles te kunnen bieden maar wat zijn de ervaringen op dit moment? Welke software toepassingen worden op dit moment al gebruikt? Is men daar tevreden over? Zou men als men weer voor de keuze staat hetzelfde pakket kiezen? Wat waren de valkuilen waar men toch is ingetrapt. Welke documentkenmerken worden aan de documenten gekoppeld? Wat zijn de ervaringen met het ook buiten de eigen omgeving documenten te sharen?
Op dit moment is een projectmanagementteam druk bezig op basis van geinventariseerde wensen en eisen te komen tot een short list van aanbieders. Wij zijn dan ook reuze benieuwd naar de ervaringen bij de collega's!
Weergaven: 1415
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van BouwProfs Redactie op
-
Reactie via BouwProfs op Linkedin van Ron Van Den Berg, Manager bij Bremen Bouwadviseurs:
" Zelf heb ik goede ervaringen met PIM en Sharepoint.
F2S is vooral goed als je enkel documenten zoals tekeningen digitaal wilt verzenden enz. Voor grote bestanden kun je echter ook gebruik maken van YouSendIt e.d.
Voor het delen van informatie, documenten met versienummering enz. zijn de ervaringen met Sharepoint en PIM uitermate positief.
Bij al deze systemen is het natuurlijk van belang dat de gebruikers gedisciplineerd en volgens een vastgesteld protocol te werk gaan. "
-
-
Reactie via BouwProfs op Linkedin van Michel van Rijswijck, Hoofdopzichter Centraal Bureau Bouwtoezicht:
" Ik heb nu 2 projekten gedaan met f2share. Voor mij werkt het prima maar ik heb geen ervaring met andere programma's dus geen vergelijkingsmateriaal.
Wat ik wel merk is dat het UAV en de bestekken er nog niet goed op zijn voorbereid en dan heb ik het over het juridische gedeelte ervan. Als voorbeeld is dat de aannemer nog steeds een stempel wil van de directie voor goedgekeurde werktekeningen die worden uitgegeven door de architect. Dit is juist niet meer de bedoeling van het programma.
Belangrijk is wel dat de mappen strucuur goed wordt opzet en dat iedereen op de juiste manier documenten plaats met een goede benaming.
Het is makkelijk om vorige versie terug te vinden van tekeningen. Je hoef geen vervallen tekeningen meer te bewaren alles wordt vast gelegd in het logboek en alles is weer te openen.
Nogmaals, vooraf moeten goede afspraken worden gemaakt hoe men er mee om wil gaan. "
-
-
Reactie via BouwProfs op Linkedin van Berry van Leeuwen, Projectleider @ Visser & Smit Bouw bv:
" @ Ronald, welke partijen staan op jullie longlist ?
@allen, ik ben benieuwd naar de ervaringen met ARCO docroom.
Ik hoor graag van jullie ! "
-
-
Reactie via BouwProfs op Linkedin van Ronald de Groot, Hoofd Kwaliteit, Veiligheid, Milieu bij Dura Vermeer:
" We zijn op dit moment bezig met het opstellen van een interne eisen en wensenlijst waaraan de toekomstige applicatie minimaal moet voldoen. Het is de bedoeling in februari dit af te ronden tot een definitieve vragenlijst die we tzt zullen verzenden naar een beperkt aantal leveranciers. In de tussentijd gaan we hier en daar eens kijken bij bedrijven die al ervaring hebben ( + of - ). Het is de bedoeling zo rond april op basis van een short list max. een drietal leveranciers een presentatie te laten geven eventueel aangevuld met een praktijk case. Het ProjectManagementteam moet in april een onderbouwd advies uitbrengen over de applicatie. Op dit moment staan we nog open voor verschillende applicaties. Mede aan de jand van deze discussie zie ik nog steeds nieuwe namen voorbij komen ( waarvoor dank!). Waar we al wel wat van gezien hebben is Organice / Sharepoint / Livelink / Hummingbird. Ik las laatst een artikel van Boskalis over dit onderwerp en daar ben ik ook wel in geinteresseerd. Ook merk ik dat veel gemeentes gebruik maken van een document share systeem. Ook daar wil ik nog wat kennis opdoen.
Overigens een andere vraag voor degenen die al gereageerd hebben. Wat zijn de belangrijkste kenmerken die meegegeven worden aan de documenten bij opslag binnen het systeem? Wij zijn van mening dat je dit zou moeten maximeren tot ca. 5. "
-
-
Reactie via BouwProfs op Linkedin van Guido Leenders, Director Invantive BV:
" De voornaamste kenmerken vind ik:
- Project
- Kostensoort
- Contract
- Auteur / tegenpartij
En daarnaast natuurlijk status (workflow) met daaraan gekoppeld de autorisatieschema's.
Tenslotte evtl. classificaties (meerdere) waarmee je de document soort en andere (vrije en discrete) kenmerken kunt vastleggen. "
-
-
Reactie via BouwProfs op Linkedin van Dick Ausems, Senior adviseur Building Engineer:
" Waar ik erg geinteresseert in ben is de fase na de bouw. Wat gebeurt er met al die informatie. Hoe wordt dit vergedragen aan de exploitatie en beheerorganisatie. Vormt dit de basis van een digitaal gebouwdossier? Kan dit in dezelfde programmatuur? Iemand ervaring? "
-
Permalink Antwoord van Ronald van Staay op
-
Wanneer de dossiers worden opgebouwd in Sharepoint en je maakt per project een aparte subsite dan kun je de dossieropbouw in alle fasen meenemen. Aan de subsite kun je ook metadata hangen die je vervolgens in de verschillende fasen mee kan nemen, dus ook naa de exploitatie en beheer organisatie. Het dossier "verschuift" dan van fase\status.
BouwProfs Redactie zei:Reactie via BouwProfs op Linkedin van Dick Ausems, Senior adviseur Building Engineer:
" Waar ik erg geinteresseert in ben is de fase na de bouw. Wat gebeurt er met al die informatie. Hoe wordt dit vergedragen aan de exploitatie en beheerorganisatie. Vormt dit de basis van een digitaal gebouwdossier? Kan dit in dezelfde programmatuur? Iemand ervaring? "
-
Permalink Antwoord van Michel Eek op
-
Reactie via de BouwProfs groep op Linkedin van Marjolein Berendrecht, eigenaar Arbo Didakt:
" Zelf werk ik met Relatics (van PKM). Vaak heb ik projecten op basis van system enginering en dan is dit absoluut een zeer goed programma. Eigenlijk kan met dit programma alle wensen ingevuld worden. Ben je benieuwd en wil je meer informatie dan kan je mij mailen: info@arbodidakt.nl Dan kan ik eventueel een voorbeeld project laten zien. "
-
-
Reactie via de BouwProfs groep op Linkedin van George Ang, Consultant Swedish SKUT International Real Estate:
" Document Sharing met het doel om faalkosten te reduceren lijkt me een uiterst urgent onderwerp, omdat het nastreven hiervan m.i. een groot aantal andere prospects opent inzake vormen van procesverbetering en -vernieuwing, die meer "waarde" (lange termijn kwaliteit in gebruik en exploitatie) voor "geld"(rendement aanbieders) genereren.
Boeiend is de constatering dat er prima ervaringen zijn met verscheidene praktijkgerichte digitale versies, zoals Project Place, AnyWhere van Kembit, de applicatie van deRegie BV, File2Share, PIM, Arpa, Bouwquest, Arco docroom, PKM, etc etc.......(en hoort BIM daar ook niet bij?) elk met hun eigen "supporters".
Zou het niet een goede volgende stap zijn om, essentiële aspecten uit de eerdergenoemde doelstelling te analyseren, vervolgens al deze applicaties in een soort aspect/waarde matrix te evalueren, en het resulterende beeld in een workshop met de meest belanghebbende stakeholders te bespreken teneinde de gemeenschappelijke basis van deze applicaties zo ver mogelijk te verbreden, zodat uitwisselbaarheid en synergie bevorderd wordt? Parallel daarmee zou een internationale scan kunnen worden verricht wat er in allerlei andere landen hierover reeds med succes wordt toegepast. Mocht voor een dergelijke follow-up interesse zijn, dan werk ik graag, samen met het Centre for Process Innovation ad TU Delft, mee aan de methodische uitwerking ervan cq aan het werven van sponsoren.
-
-
Reactie via de BouwProfs groep op Linkedin van Ronald Serré, eigenaar nulwoning.nl:
" Beste Ronald,
Bepaal wat jullie willen, hier een aantal vragen en adviezen van een ICT Architect met kennis van de bouw,
Willen jullie document sharing of project sharing?
Wilen jullie een pakket specifiek voor de bouw of juist een "standaard" project/document sharing en mogelijk met zo min mogelijk aanpasssingen specifiek voor de bouw. Ik raad een standaard pakket aan omdat alle project kennis van andere beroepsgroepen gelijk gebruikt kunnen worden en je de mogelijke achterstand in project gewijs werken gelijk kan implementeren.
Er wordt in de reacties gepraat over versies van documenten, denk ook aan versies van de applicatie paketten. Het ene bedrijf zal in een andere versie van b.v. AutoCad/Office werken dan het andere. Ook de tijd bestendigheid van de documenten/informatie, om faalkosten te beperken moet je juist gebruik maken van kennis die je opgedaan heb. Vervelend als je informatie van een paar jaar geleden niet meer kan lezen. Denk ook lifetime management, van project aanvang, bouw tot en met meerdere jaren onderhoud en toch steeds de gegevens kunnen lezen/gebruiken. Mogelijk moet je niet denken aan alleen document sharing of project sharing maar aan een complete werkomgeving om dit soort problemen te tekkelen.
Denk ook aan zaken als backup (alle versies), beschikbaarheid (7 x 24), exclusiviteit.
Het kiezen van de software is eigenlijk de laatste stap en lang niet de moeilijkste stap. "
-
-
Reactie via de BouwProfs groep op Linkedin van Bart van Woensel, procesmanager bij de Rijksoverheid:
" Zelf heb ik redelijk wat ervaring met Bentley ProjectWise, een van de weinige nadelen is dat het label wat aan ieder projectgerelateerd document gehangen kan worden beperkt is tot een zeker aantal karakters. Dit beperkt dan direct weer het aantal niveaus van de mappenstructuur, en dit beperkt dan weer de mogelijkheden om projectfases verder in te delen waardoor het alsnog een vergaarbak wordt per fase.
Zoals ik het nu meemaak is deze versie vooral ingericht op de fases van initiatief t/m bestek, zodat labels van bijv. tekeningen direct gekoppeld en ingevuld worden bij het importeren van het bestand. Bij de fases realisatie en nazorg is een verder gespecificeerde indeling noodzakelijk om optimaal te kunnen werken. Schijnt mogelijk te zijn, schijnt echter ook nogal wat extra capaciteit van de servers te eisen. Met de ingezette trend van vergaande digitalisatie van facturen, poststukken etc. zal dit echter een must gaan worden. "
-
-
Reactie via de BouwProfs groep op Linkedin van Rutger Buddingh, senior projectmanager huisvesting en vastgoed:
" Bij draaijer+partners werken wij met ca. 80 projectmanagers en adviseurs aan bouw- en huisvestingsprojecten. Voor een optimaal en veilig beheer van projectdocumenten hebben wij Sharepoint aangeschaft. Na ca. twee jaar kunnen we zeggen dat er naar tevredenheid mee gewerkt wordt. Een groot bijkomend voordeel is de ruimtebesparing omdat het gehele archief nu digitaal wordt beheerd.
Voor het beheersen van onze projecten en dus ook terug brengen van de faalkosten werken wij sinds een jaar met een apart bewakings syteem genaamd Fin-e Projects. Dit is ontwikkeld door Fin-e Solutions. Momenteel lopen er een aantal pilots waarbij wij projecten bewaken en de klanten kunnen meekijken. Aangezien de ervaringen tot nu toe zeer positief zijn, is ons doel om op langere termijn alle projecten te gaan bewaken met Fin-e Projects (www.fin-e.nl).
Wij hebben hiervoor gekozen omdat dit pakket het beste aansloot bij onze wensen, zijnde:
• Toegankelijk via internet
• Projecten bewaken van initiatief tot en met het eind
• Budgetten, facturen en contracten moeten op één plek bewaard en ingezien kunnen worden
• Het moet mogelijk zijn om rente, indexering en/of cashflowberekeningen te maken
• Rapportages dienen te kunnen worden gegenereerd aan de hand van aanwezige gegevens
• Registratie en beheer van meer- en minderwerk
• Inzage in de ontwikkeling van de eindprognose
Ook is het is mogelijk voor onze klanten om in te loggen en de actuele status van projecten te bekijken. Het programma biedt uitgebreide mogelijkheden voor het instellen van autorisaties. Met name tijdens en bij de voorbereiding van ( bouw) vergaderingen scheelt het veel tijd omdat de informatie actueel en direct voorhanden is.
Wij ervaren het als een zeer gebruiksvriendelijk product, wel kost het in het begin wat extra tijd om het goed in de vingers te krijgen en om de instellingen van het pakket optimaal af te stemmen op het project. "
Welkom bij
BouwProfs
© 2024 Gemaakt door Michel Eek.
Verzorgd door
