De wereld van inkoop voor verkopers in de bouw...

Opmerking

Reactie van BouwProfs Redactie op 20 April 2013 op 19.21

Reactie van Ronald G.A. Hulleman via BouwProfs op Linkedin:

Mijn ervaring is in het merendeel van de gevallen anders:
In de aanbestedings- calculatie- en werkvoorbereidingsfase wordt er vaak overlegd met de calculatieafdeling en werkvoorbereiding van een aannemer. Hier worden al hele goede stroomschema's en (detail) oplossingen neergelegd. Er is vaak tot op het laatste moment nog geen inkoper bekend en overleg met deze partij is dan ook helemaal niet mogelijk.

De meeste inkopers moeten net als de beschreven verkopers gewoon targets halen en maken net voor de eindstreep toch de beslissing om met de goedkoopste in zee te gaan.
Alle goede adviezen en overleg ten spijt blijkt het bedrag op de opdrachtbevestiging leidend te zijn. Dat het bedrag onder de eindstreep na meerwerk en hoge foutmarges voor alle betrokken partijen hoger uit blijkt te vallen lijkt er dan plots niet meer toe te doen.

Mijns inziens is de veel voorkomende kortzichtige inkoper de reden dat in veel gevallen "ketensamenwerking" of "samenwerking in de bouw" niet van de grond komt. Terwijl hier door kwaliteit van werken en goede communicatie, ondanks een hoger bedrag op de eerste opdracht, het (financieel) eindresultaat veel positiever zal zijn.

De enkele inkoper, die we gelukkig ook tegenkomen, die goed naar zijn collega werkvoorbereiders luistert en een brede visie heeft lijkt voorlopig de positieve uitzondering te zijn.

Reactie van Andre Letsch op 18 April 2013 op 16.59

Graag belicht ik de belangrijke uitgangspunten voor inkoper en verkoper om goed in te kunnen kopen:

Vanuit de eigen bouwonderneming
Inkoop is teamwork, het bedrijf beslist primair wat er ingekocht wordt;
De bedrijfsleider of projectleider is eerste verantwoordelijke voor de feitelijke aankoop;
De inkoper binnen het productieteam levert zijn bijdrage vanuit zijn inkoopvisie;
Proces momenten van belang zijn de volgende fasen met hun specifieke criteria:
1. Specificatiefase;
2. Selectiefase;
3. Aanvraagfase;
4. Pijs spiegelfase;
5. Onderhandelingsfase;
6. Voorbereiding en uitvoeringsfase;

Het inkoopproces begint in de ontwikkelingsfase en eindigt in de nazorgfase;

Vanuit de markt
Van groot belang is dat de technische inkoper heel duidelijk weet wat de markt in technische zin en economische zin te bieden heeft en de effecten hiervan duidelijk communiceert binnen de onderhavige projecten en onderneming;

Constant is de inkoper doende de juiste bedrijven en middelen uit de markten te selecteren, let wel binnen een bouwproject is gemiddeld sprake van 130 aankopen (vrij complex!);

Naast projectcontracten heeft elk bedrijf ook jaarcontracten waaruit de projecten kunnen betrekken;

Persoonlijk denk ik dat in de selectiefase bepaald moet worden wat de acties en bijdragen moeten zijn van de verkopende ondernemingen en aan welke criteria ze moeten voldoen;

De inkoper heeft te maken met vele bedrijfstypen met verschillende profielen van verkopers, dit kunnen directeuren, projectleiders, accountmanagers etc. zijn;

Probleemstelling in de bouwbranche (afstemming inkoop en verkoop)
Het is niet volkomen duidelijk wat de markt te bieden heeft;
De specificatie schiet vaak te kort (aspecten naar product, materieel, planning, voorwaarden etc.);
De juiste bedrijven worden niet uitgeselecteerd wat aanleiding geeft tot vele problemen;
Aanbiedingen van leveranciers komen niet of te laat binnen en zijn incompleet, deze zijn door het verkopende bedrijf niet juist behandeld;
Veel prijsspiegels zijn onvoldoende uitgewerkt, dit geeft vaak aanleiding tot veel misverstanden en verkeerde keuzes;
Er wordt niet onderhandeld met de juiste personen van de verkopende onderneming wat aanleiding is voor een niet optimaal resultaat;
Contracten worden te laat, incompleet en te uitgebreid uitgewerkt, dit geeft weer veel spanningen in de uitvoeringsfase;
Opdrachtbevestigingen van leveranciers kloppen lang niet altijd wat een resultaat is van het feit dat in de voorfasen niet optimaal gewerkt wordt;
Etc.

Op grond van bovenstaande aspecten die nog maar een klein deel van alle vraagstukken binnen de bouwbranche aangaan is het natuurlijk nodig dat door professionele mensen die een goed onderling betrekkingsniveau hebben de zaken worden opgepakt.

Bovenstaande geldt natuurlijk voor de inkoper en verkoper willen ze tot een goed resultaat kunnen komen waarbij ze wederzijds op elke gestelde vraag een goed antwoord hebben.

Van groot belang dat de mensen onderling elkaar goed begrijpen en dat alle onderlinge afspraken goed nagekomen worden!

Sprake van samenwerking
Nieuwe thema’s toegepast worden zoals Lean bouwen, Bim, transparantie, vertrouwen, ketenintegratie etc,

De inkoper moet van alle aspecten binnen de bouwbranche verstand hebben, de verkoper kan zich richten op zijn specifieke producten.

Een spanningsveld tussen de inkoper en verkoper is dat de inkoper zijn vraag moet onderbrengen binnen een vastgesteld budget terwijl de verkoper een gehele markt tot zijn beschikking heeft!

De definitie van de laagste prijs is die prijs waarvoor de leverancier de meeste waar geeft!

Inkoop binnen de bouwonderneming is een thema wat complex is en sterk bepalend voor het technische en economische eindresultaat van bouwprojecten.

Reactie van Carlo Berendsen op 17 April 2013 op 11.09

Goedemorgen Hans,

Goed stuk ! Zo zou het kunnen (en moeten) zijn, maar zoals je in je conclusie al aangaf is het in de praktijk veelal anders:

Ik merk zelf als inkoper dat ik vooral nu, in deze tijd van crisis, heel veel positieve zaken haal uit een nog intensievere samenwerking met mijn bestaande leveranciers. Een geselecteerde club van leveranciers waar je 100% op kunt vertrouwen, voor wat betreft kwaliteit van het product, kwaliteit van de organisatie en juistheid van prijs. Daar haal ik mijn winst uit....het streven naar maximale reductie van faalkosten.

Het artikel schetst inderdaad het "lean denken" (ik denk dat dat de achterliggende gedachte is) maar mijn ervaring is dat lean een kreet is voor de opdrachtgever om zijn onderaannemer te "dwingen" om de planning te handhaven ondanks (technische) onmogelijkheden. Vice versa mag je als onderaannemer het woord niet in de mond nemen wat dat kost je uiteindelijk de kop !

En dan nog even het puntje prijs: iedereen en alles schetst dat de prijs ondergeschikt zou moeten zijn, maar dat is een nietzeggende, inhoudsloze kreet. De prijs is het allerbelangrijkste in de ogen van opdrachtgevers. Je bent 5% te duur ten opzichte van concullega's en je wordt zondermeer afgeserveerd ! Ondanks dat je als bedrijf aantoonbaar voor wel 15% toegevoegde waarde levert.

Beste Hans, ik wou dat het anders was maar de prijs is nog steeds (helaas) het allerbelangrijkste. Dat bedrijven onder de kostprijs gaan werken om überhaupt een werk binnen te kunnen halen zegt genoeg.....

Carlo Berendsen