Het is misschien een beetje een raar onderwerp gezien de titel van dit artikel en op welke website je je nu bevindt, maar de vluchtelingencrisis houdt de gemoederen bezig. Waar in het ene dorp de mensen kleding inzamelen, vrijwillig lessen Nederlands geven en dagjes uit worden georganiseerd, zie je in het volgende dorp alleen maar weerstand en gaan mensen met elkaar op de vuist.

Ik geloof niet dat er in het ene dorp wezenlijk andere mensen wonen dan in het andere. Alleen men heeft blijkbaar in het ene dorp meer draagvlak voor dit soort dingen dan in het andere. En dat kan vele redenen hebben. Bijvoorbeeld omdat een gemeente veel voor haar burgers doet en ze bij zaken betrekt. Of omdat een gemeente juist in het verleden al een paar keer de boel in de war heeft geschopt bij leuke initiatieven uit de gemeenschap. Omdat mensen makkelijk in gesprek kunnen gaan met elkaar, met de politiek, met de ondernemers uit de buurt. Of omdat er al jaren een tweespalt is in het dorp omdat Pietje en Klaasje een conflict hebben.

En zo is het in bedrijven ook. Bij het ene bedrijf worden nieuwe ideeën omarmt, terwijl het bij een ander bedrijf met wikken, wegen, mokken en hakken in het zand gaat. Of dat de ene directeur altijd iedereen achter zijn idee krijgt, terwijl de andere met moeite iets over de bühne krijgt. Dat kan heel lastig zijn, ook als je bijvoorbeeld je beleid probeert vorm te geven op het gebied van CO₂ reductie. Als de CO2 prestatieladder ingevoerd wordt en het vindt geen goede bodem, dan komen lastig de juiste cijfers naar boven en is het rendement gering. Je kunt dan minder goed scoren in aanbestedingen en de cijfers geven je zelf minder richting om te sturen op kostenbesparing bijvoorbeeld.

Daar is natuurlijk wel wat aan te doen. Alhoewel draagvlak een doorlopend onderwerp moet zijn in je aanpak, kun je ook heel specifiek ‘feestjes’ organiseren om het draagvlak te vergroten. Ik noem het ‘feestjes’ omdat het al een stuk leuker klinkt om bij een feestje te zijn dan bij een workshop. Maar vergis je niet, het is natuurlijk wel de bedoeling dat iedereen de handen uit de mouwen steekt (letterlijk en/of figuurlijk).

Het Ik-verzin-dit-niet-zelf-maar-jij-wel feestje

Wat vinden mensen vaak het beste idee? Dat idee wat zij zelf hebben bedacht. Dus in deze workshop doe je er alles aan om het niet zelf te verzinnen, maar HEN het zelf te laten verzinnen. Ik vind dat dit filmpje dat echt zo mooi weergeeft!

Hoe ga je er nou voor zorgen dat ze het zelf verzinnen? Eén van de mogelijkheden is een combinatie van associëren en combineren. Hiervoor is het heel belangrijk dat jij zelf het probleem duidelijk definieert in een vraag. Bijvoorbeeld: Hoe krijgen we de CO₂ uitstoot van het wagenpark naar beneden?

In de workshop zorg je dat in je inleiding dit probleem duidelijk wordt geschetst. Je ontleedt dit probleem in 2-3 onderwerpen. Bijvoorbeeld: verminderen CO₂ en wagenpark.

Daarna doe je een associatieronde. Laat mensen nadenken over: Hoe kun je … bijvoorbeeld CO₂ verminderen, of laat mensen nadenken over het onderwerp zelf, welke associaties hebben ze daarmee (in dit geval wagenpark).

Laat mensen daarna een top 3 - 5 kiezen per onderwerp. Stel daarna een gezamenlijke top 3 – 5 samen van de associaties die het meest favoriet zijn. Het aantal is afhankelijk van met hoeveel mensen je bent. Hoe groter de groep, hoe langer je lijst kan zijn.

Maak alle combinaties die er mogelijk zijn met de associaties uit de ene lijst en die uit de andere lijst. Je hebt dan 9 – 25 “ideeën”. Maar lang niet allemaal zijn ze goed.

Daarom is de laatste stap om mensen in groepjes 2-3 van de combinaties uit te laten werken. Eventueel kun je van te voren nog een stemronde doen met welke combinaties je verder gaat.

Kort samengevat:

1)      Definieer het probleem

2)      Hak het op in 2 – 3 onderwerpen

3)      Laat mensen associëren op (Hoe kun je) <onderwerp>

4)      Laat mensen een top 5 kiezen van elk onderwerp

5)      Maak alle combinaties die er mogelijk zijn

6)      Laat mensen in groepjes 2-3 combinaties uitwerken.

Aan het eind van de rit heb je dan een heel aantal uitgewerkte ideeën en kun je afspreken wie er met welk idee aan de slag gaat om het te realiseren.

Het Grote Schoonmaak feestje

Soms zitten er gewoon dingen dwars. Dan lopen zaken niet goed en dan moeten ze eerst de wereld uit voordat er iet goeds gecreëerd kan worden. Dat doe je met een Grote Schoonmaak. De bedoeling is dat iedereen eerst eens duidelijk kan maken wat haar/hem dwars zit. Er lopen misschien al heel lang dingen niet lekker en die beïnvloeden weer andere zaken. Het zal niet de eerste keer zijn dat ik een workshop geef en mensen er bij binnenkomst al ‘geen zin in hebben’. Ze kennen mij niet, ze hebben nauwelijks gekeken waar de workshop over gaat, maar degene die verantwoordelijk is voor dat zij daar op dat moment zijn, heeft hun verzoek om een dag vrij te zijn niet gehonoreerd, er is voor de derde keer gereorganiseerd of het loopt niet lekker met een directe collega op de werkvloer.

Je kunt je afvragen: maar wat moet ìk daarmee? Ik moet de CO₂ uitstoot van het wagenpark naar beneden krijgen in verband met de CO₂ prestatieladder. Ik heb er toch geen boodschap aan dat iemand niet met zijn/haar manager door één door kan?

Nou… Je hebt er anders wel last van. En dat moet je zien te voorkomen. Wat je tijdens de Grote Schoonmaak doet is de mensen die je nodig hebt, de mogelijkheid geven alles te benoemen dat er niet goed gaat in hun ogen. Daar maak je een grote lijst van. Die deel je op in zaken die wel en zaken die niet met jouw onderwerp te maken hebben. Voor de zaken die niet met jouw onderwerp te maken hebben, spreek je af dat mensen zelf verantwoordelijk zijn om hier een oplossing voor te zoeken. Laat ze op een A4 schrijven: “Ik ben er verantwoordelijk voor om voor de volgende problemen een oplossing te zoeken: … Als me dat niet lukt, zal ik dit niet andere dingen die ik doe negatief laten beïnvloeden.”

Voor de zaken die wel met jouw onderwerp te maken hebben, brainstorm je over oplossingen. Je hebt dan gelijk een aantal mooie concrete actiepunten om mee aan de slag te gaan.

Het intieme feestje

Soms is het beter een intiem feestje te vieren en gewoon één op één gesprekken aan te gaan met de belangrijkste spelers op jouw onderwerp. Of misschien wil je eerst deze gesprekken voeren en daarna pas een Grote Schoonmaak, of een Ik-verzin-dit-niet-zelf-maar-jij-wel feestje houden. Hiervoor ga je één op één gesprekken aan. Bij deze één op één gesprekken is er één ding van groot belang.

Vraag door. Hoe? Door te vragen: waarom? En nog eens te vragen: waarom is dat dan? En nog eens te vragen: waarom is dàt dan? Net zo lang tot je vijf keer hebt gevraagd: Waarom? In de Lean methodiek is dit heel gebruikelijk: zo kom je er echt achter wat er speelt en waar de fout zit. Mensen zullen het niet altijd makkelijk vinden om te antwoorden. Maar de antwoorden die je uiteindelijk krijgt, zijn vele malen beter dan wanneer je ‘gewoon’ een gesprek voert. Haal het tweejarige kind in je naar boven en vraag: Waarom?

Welk feestje vier jij binnenkort?

Deel dit artikel via de buttons.