Document Sharing is een noodzaak om o.a. faalkosten te beperken, welke software applicatie is hiervoor het beste?

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Martijn van Gemert op 6 Januari 2010 op 9.14

Na enige tijd met File2Share te hebben gewerkt en enkele projecten hiermee te hebben doorlopen, kwamen we binnen Hevo tot de conclusie dat dit niet het gewenste pakket voor ons was.
Na enige orientatie op de markt, zijn we overgestap op PIM (www.werkenmetpim.nl). Tot op heden zijn we erg tevreden met dit systeem en met de interactie met de mensen van dit bedrijf. Uiteraard zijn we benieuwd naar de ervaringen van anderen!

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Patrick Spijkers op 6 Januari 2010 op 9.17

Dag Ronald,

Advisering in deze is altijd lastig, maar ik kan je mijn ervaring vertellen. In mijn onrganisatie werken wij met DS, waarbij eenmalig het document ingescand wordt en naar de map van het project wordt "verzonden". Daarbij wordt er ook meteen een onderscheid gemaakt tussen inkoop (facturen), planning, verkoop, orderbevestigingen etc., waarbij de rechten via de automatisering zijn geregeld. Ook worden digitale documenten (bijvoorbeeld email etc.) rechtstreeks gearchiveerd, waarbij de mail wel bij de juiste persoon terecht komt.

Er zijn voor wat mij betreft geen valkuilen. Wellicht komt dit doordat er keiharde afspraken met de leverancier gemaakt zijn. Een van de voorwaarde is geweest dat het simpel moet zijn, waardoor het tijdsbesparend is. Daarnaast diende de mogelijkheid aanwezig te zijn geweest dat er, vanaf welke locatie ter wereld dan ook, iedereen die gerechtigd is, bij de documenten kan. Als ik op dit moment wederom een keuze zou maken, zou deze leverancier wederom bij mij de inrichting gaan verzorgen, mede door de ervaring op het gebied van ondersteuning en de kwaliteit die geleverd is.

Om er geen reklamebox van de maken, kun je mij een mail sturen op directie@dedroomkeukens.nl, waarbij ik je alle gegevens zal verstrekken.

Met vriendelijke groet,

De DroomKeukens B.V.

Patrick Spijkers
Algemeen Directeur

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Carlo Berendsen op 6 Januari 2010 op 9.21

Net als Martijn van Gemert hebben ook wij ervaring met File2Share en ook wij zijn tot de conclusie gekomen dat dit niet voor ons niet de gewenste software is. Op dit moment werken wij zelf ook nog niet met een geheel waterdicht systeem. Ervaring met een pakket van Arpa (softwareontwikkelaars voor de afbouwsector) is goed bevallen. Persoonlijk denk ik dat er meerdere programma's kunnen voldoen maar dat de werking ervan valt en of staat met de discipline van de medewerkers. De tip van Martijn (PIM) ga ik in ieder geval ook even bekijken !

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Carl-peter Goossen op 6 Januari 2010 op 10.16

Ik ga helemaal mee met Martijn:
"Werken met PIM" van de Stabu natuurlijk. Werkt op ieder systeem, heeft een goed versie beheer! Maar daarnaast ook een goed systeem om alle informatie uit te wisselen. E-mail, forum, kalender, anotatie, workflow voor de controle etc.
En het mooiste is de prijsstelling. Ik heb elk jaar de kosten er al uit alleen al aan de printkosten die ik bespaar!
PIM heeft ook een bestekmodule aan boord. Hiermee is het mogelijk om alle informatie elementgericht in het bestek op te nemen. PIM maakt zelf een werksoorten bestek ervan.
We doen nu alle projecten zowel extern als intern met PIM. Goede backup etc. is geregeld. Ik kan overal bij mijn bestanden. Heb dus geen server meer nodig!

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Robert ten Brink op 6 Januari 2010 op 14.17

Goedemiddag Ronald,

Ik ben bang dat het niet zo simpel is om een antwoord te geven op je vraag.
Het is namelijk helemaal afhankelijk wat je allemaal met dit programma(s) wilt doen.

Wij (Slokker Bouwgroep) zijn ook al een hele periode aan het zoeken en hebben meerdere pakketen zoals CTB ICT Bouw, Kraan, Prefab-SAP, Digibouw van ICT, Miucrosof Dynamics en vele anderen de reveu laten passeren, bekeken en doorgezaagd.

En allemaal konden ze wel iets van hetgeen we wilde, de een meer dan de andere en soms bijna alles.
Alleen als we dit in de praktijk wilde zien was er helaas geen enkele collega-aannemer die al zover was, of kon het toch niet en hadden ze ons verkeerd begrepen.

Je moet eerst eens voor jezelf een aantal zaken duidelijk op de rit zetten.

Vanaf wanneer moet er met het pakket gewerkt worden?
Al vanaf de Aquisiteur (CRM)? of vanaf de calculatie (met of zonder calculatiepakket of koppeling)? wil je de offerte aanvragen ermee versturen en registreren en dan ook alle stukken die bij het bestek horen zoals tekeningen en dergelijke beheren?
Het NAW-bestand van de relaties die je gaat aanvragen inclusief de registratie van de VCA, ISO , FSC
De offerte-spiegels en daarna de contracten
Wil je dan ook alle ingaande en uitgaande post, mails, faxen e.d. via dit systeem.
Als het een project is geworden wil je dan ook het tekeningenbeheer, fakturering, manurenregistratie, manurenbewaking,
meer- en minderwerk, kopers meer-en minderwerk en de daarbij behorende correspondentie, garanties en dergelijke.

Je zal moeten zorgen dat er een duidelijke post-procedure is binnen het bedrijf, waar komt de post binnen, gaan we dit digitaliseren? wie bepaald of kan bepalen wie er allemaal een kopie moet hebben.

Zorgen we ervoor dat niemand rechtstreeks post/mail kan ontvangen/versturen.

Je zal dit hele proces op de rit moeten zetten met de daar bij behorende personen die dat uitvoeren.

Dan zal je moeten kijken welke pakketten deze werkzaamheden kunnen afdekken en je zal er bij moeten invullen hoeveel tijd jou mensen nodig zullen hebben om de benodigde gegevens in te vullen.

Als je bijvoorbeeld een NAW bestand moet opzetten of overzetten naar een nieuw systeem, wie gaat dat doen en wanneer.

Mijn ervaring is dat daar te licht over wordt nagedacht, op het moment dat je een pakket hebt uitgezocht en de directie gaat akkoord met de kosten van het pakket (schrik niet) dan blijkt vaak dat de mensen die ermee moeten werken de gegevens moeten invoeren naast hun normale werkzaamheden.

Wij zijn aan het kijken geweest bij een collega-aannemer die een heel mooi pakket heeft (op papier) maar wat in de praktijk niet zo gebruiksvriendelijk blijkt. Je kan er hele mooie gegevens / rapporten e.d. uit krijgen, maar je moet er eerst wel van alles invoeren.
Na 5 jaar blijkt dat ze het pakket nog maar voor 20% kunnen gebruiken (uitnutten) omdat niet iedereen die ermee moet werken ook de tijd heeft om alle gegevens in te voeren en toch weer op de oude manier mailt en faxed.

Verder zijn er wel collega's die verschillende pakketten hebben, maar meestal maar een klein gedeelte daarvan benutten (alweer vanwege tijdgebrek)

Ondanks dat ben ik van mening dat het zeker de moeite loont om er tijd en geldt in te steken, alleen is het vaak moeilijk aan te tonen hoeveel je kan besparen en hoeveel sneller je gegevens kan verzamelen.
De meeste aannemers registreren en meten namelijk niet zo veel.

Ik wens je veel sterkte bij je keuze.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van BouwProfs Redactie op 6 Januari 2010 op 14.46

Reactie via BouwProfs op Linkedin van Ruud Speijer, eigenaar BIRD invest b.v.:

" Wij experimenteren al een poosje met ProjectPlace en dat bevalt goed. Zie ook mijn discussie over digitale uitwisseling van documenten. De reacties van onze klanten zijn doorgaans positief.
Binnen projectplace kun je toegangsrechten instellen. Belangrijk is dat je bij het aanmaken van een project wel direct de goede keuzes maak, achteraf is het lastig wijzigen. Dit ter voorkoming dat een leverancier de offerte van zijn concurrent in kan zien.

We hebben de mogelijkheid van een aparte server overwogen maar waarom zelf het wiel uitvinden als de software voorhanden is. "

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van BouwProfs Redactie op 6 Januari 2010 op 14.50

Reactie via BouwProfs op Linkedin van Martijn Corstjens, Coördinator Bouwplantoetsing Bureau Bouwplantoetsing:

" Ik heb zeer goede ervaring met AnyWare van Kembit (www.kembit.nl).
Een sharepoint based document management system met verschillende componenten specifiek gericht op het bouwproces.

Als je bestanden gaat delen moet je goede afspraken maken over de leesbaarheid van bestanden in technische zin, maar zeker ook in analoge zin. Kan een bestand wel geopend worden door iedereen? En als ze het geopend krijgen kunnen ze het dan wel lezen door bijvoorbeeld slecht inscannen van het bestand?

Wij hebben met al deze facetten van digitaal werken ervaring en met veel partijen uit het gehele bouwproces, oa. ontwikkelaars, architecten, adviseurs, aannemers, gemeenten. Wij hebben een proces ingericht samen met Kembit en QS graphics waar kwaliteit en risicobeheersing centraal staan.

Alle bestanden worden geconverteerd, op kwaliteit en reproduceerbaarheid gecontroleerd voordat ze uberhaupt bij ons terechtkomen, voordat we met de bestanden aan de slag gaan. Een proces met strakke tijdsafspraken.

De ervaring leert ook dat er naast digitaal werken behoefte is aan papieren versies. Faciliteer hier dan in. In AnyWare bestaat die mogelijkheid met een printwizard. Met één druk op de knop alle tekeningen op de gewenste lokatie met dezelfde kwaliteitsgaranties.

Bel of mail gerust als je nadere info wilt. "

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van BouwProfs Redactie op 6 Januari 2010 op 14.52

Reactie via BouwProfs op Linkedin van Marcel Kastein, eigenaar De Regie BV:

" Wij hebben in eerste instantie alleen voor gebruik in onze projecten een eigen applicatie ontwikkeld. Deze applicatie wordt inmiddels ruim 7 jaar zonder noemenswaardige problemen door ons toegepast. Bij het opzetten ervan stond gebruiksvriendelijkheid centraal. Dat moest ook, omdat eindgebruikers er in onze projecten zelf ook onderdeel van zijn. De applicatie is sinds een jaar of drie ook voor andere professionele partijen beschikbaar.

Groot voordeel is dat het archiveren van documenten rechtstreeks vanuit het eigen mailprogramma van gebruikers geschiedt (bv. Outlook). Documenten die per Email binnenkomen worden automatisch gearchiveerd en komen daarmee beschikbaar voor de besloten groep gebruikers.

Iedereen binnen een project heeft dezelfde toegangsrechten. Wanneer je daarin variatie wilt aanbrengen, los je dat op door voor een project twee of meer afzonderlijke domeinen te openen.

De kosten van het gebruik worden niet bepaald door het aantal domeinen of het aantal gebruikers (wat bij andere producten meestal wel het geval is). Wij werken met jaarabonnementen waarbij de hoogte van de abonnementskosten uitsluitend afhankelijk zijn van de totaal (over meerdere domeinen) gereserveerde opslagcapaciteit.

Voor meer informatie kunnen geinteresseerden vrijblijvend voor drie maanden een proefabonnement afsluiten en 1 domein openen. In deze proefperiode kan gewoon gebruik worden gemaakt van alle faciliteiten, inclusief helpdesk.

De applicatie is te vinden op www.doenix.com "

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marja Gladon op 6 Januari 2010 op 16.49

Hi Ronald

Praat eens met de buren van Cementbouw.

We werken daar met Navision van microsoft dynamics.
Bevalt goed.

met vriendelijke groeten
Marja

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Carolien Slaghekke op 6 Januari 2010 op 17.21

Beste Ronald,

Als consultant van Bouwlogics (www.bouwlogics.nl) zit ik met veel regelmaat aan tafel met mensen die dezelfde vragen hebben als jij. Je geeft een aantal speerpunten aan die je belangrijk vind. Je noemt onder andere een sluitend versiebeheer, documentkenmerken, delen buiten de eigen omgeving en je stelt een aantal ervaringsvragen.

Graag laat ik jou én het projectmanagementteam van Dura Vermeer zien en ervaren wat Bouwlogics te bieden heeft. Voor wat betreft het delen van documenten en tekeningen met andere partijen is Bouwlogics het enige (100% webbased) systeem op de Nederlandse markt, die haar documenten ordent op basis van kenmerken (metadata). Dankzij deze metadata, geautoriseerde toegang en het automatisch koppelen van kenmerken bij een nieuwe(re) versie, ontstaat er een strak en beheersbaar versiebeheer. Binnen Bouwlogics wordt de gebruiker dusdanig gestuurd, dat een bepaalde mate van discipline (waarover o.a. Carlo Berendsen spreekt) overbodig wordt. Voor het delen van ervaringen verwijs ik je, na een kennismaking, graag door naar mijn enthousiaste klanten.

Wellicht ten overvloede, wil ik je er graag op wijzen, dat Bouwlogics bedoeld is voor het delen van documenten, tekeningen, projectinformatie met andere partijen in een bouwproject (woning, utiliteit, civiel). Voor interne processen zijn er immers weer andere oplossingen beschikbaar, waarbij deze in het algemeen heel goed via SharePoint (van Microsoft) aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Dit is gelijk een van de redenen dat Bouwlogics kan integreren met een SharePoint omgeving: het meervoudig beschikbaar maken van enkelvoudig opgeslagen informatie. Kijk eventueel ook eens op www.portiva.nl

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Robert ten Bras op 6 Januari 2010 op 21.57

Ondertussen heb ik ervaring met Filenet/Imandra en Sharepoint. Hierbij heb ik een grote voorkeur ontwikkeld voor Sharepoint. De werking van dit systeem spreekt vanzelf en is opgezet door Microsoft, waardoor integratie met Microsoft pakketten goed geregeld is (word, excel en outlook). Informatie over Sharepoint is te vinden via de Microsoft website. Diverse bedrijven in Nederland ondersteunen bij de implementatie en bieden een soort van applicaties/ schillen hier omheen aan die het gebruiksgemak versterken.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ronald van Staay op 7 Januari 2010 op 9.15

Beste Ronald,

Zoals ook door anderen is de vraag inderdaad niet eenvoudig te beantwoorden met het benoemen van simpelweg een pakketnaam of een mogelijke leverancier. Elke organisatie heeft zijn eigen manier van werken, zijn eigen processen en procedures. Daarnaast kan het opbouwen van een dossier per bedrijf verschillen. Vaak zitten er in de kern wel dezelfde kenmerken, maar zijn vaak de verschillen zichtbaar op het vlak van het terugzoeken van documenten, het archiveren van documenten, de digitale postafhandeling en hoe om te gaan met het archiveren van uitgaande en inkomende correspondentie.

Een derdelijke vraag is alleen goed te beantwoorden met een pakketselectie traject, waarbij vooraf een pakket van wensen en eisen opgesteld wordt aan de hand van de bedrijfsprocessen, interne procedures en richtlijnen. Daarbij wordt vaak door een buitenstaander de processen doorgesproken en eventuele wensen worden in kaart gebracht. Met dit pakket van wensen en eisen worden de verschillende leveranciers benaderd met het verzoek een Request for Information te beantwoorden. Via deze weg wordt een loglist ingekort naar een shortlist en de shortlist wordt benaderd voor een demo.

Wat wij steeds vaker als oplossing zien voor het archiveren van (project)documentatie en correspondentie is een oplossing gerealiseerd op basis van Sharepoint van Microsoft. Dit platform leent zich uitstekend voor het archiveren van documenten in bibliotheken, het biedt de mogelijkheid om te koppelen met data uit ERP systemen, zoals projectgegevens, ordergegevens, relatiegegevens e.d. Daarnaast integreerd Sharepoint met de andere microsoft office producten, waardoor ook het aanmaken en archiveren van correspondentie erg eenvoudig wordt. Daarnaast biedt Sharepoint de mogelijkheid om de documenten zowel intern (eigen organisatie) als extern te ontsluiten via het internet, waarbij derden een eigen via een login toegang kunnen krijgen tot informatie of een eigen portal.

Voor een aantal klanten zijn en hebben wij inmiddels oplossingen gerealiseerd met een intergratie met het ERP systeem voor het opslaan en teugzoeken van projectgerelateerde informatie, zoals correspondentie, projectgegevens, tekeningen, foto's e.d.

Neem gerust contact via e-mail rvstaay@datamex.nl

Met vriendelijke groeten,

Datamex Breda B.V.
Ronald van Staay

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie

• ‹ Vorige
• 1
• 2
• Volgende ›
• Pagina